Adjoint.e administratif.ive et service aux membres
MISSION DE CULTURE BAS-SAINT-LAURENT
Culture Bas-Saint-Laurent est un organisme de regroupement qui a pour mission d’œuvrer au développement et au rayonnement du milieu culturel bas-laurentien par de la formation, de l’accompagnement, de la promotion, de la veille, de la concertation et de la représentation dans une perspective de développement durable. Il rassemble plus de 300 membres, artistes, organismes et entreprises culturels ainsi que des membres collaborateurs.
CBSL offre un milieu de travail créatif et flexible ou la bienveillance, l’entraide, l’ouverture d’esprit et un petit grain de folie créent un terreau fertile à l’expression de sa personnalité et l’émergence de relations professionnelles et personnelles enrichissantes et vivantes.
Secteurs d’intervention :
Arts littéraires et livre — Arts numériques — Arts visuels et métiers d’art — Arts vivants — Cinéma et vidéo — Histoire, patrimoine et culture scientifique — Musique et art sonore
SOMMAIRE DU POSTE
Sous l’autorité de la direction générale, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif assiste cette dernière dans la réalisation de tâches administratives, notamment par la production de différents documents et rapports. La personne met en place un système de classement et d’archivage et facilite les communications à l’interne par le biais de différents outils. Polyvalent.e et rigoureux.euse, la personne fait preuve de proactivité, d’autonomie et soutient la mission de l’organisme.
Responsabilités spécifiques
- Assiste la direction dans la préparation des différents documents utiles pour la tenue des CA, comités permanents, rencontres d’équipe;
- Assiste la direction dans la gestion des courriels et des suivis;
- Rédige les procès-verbaux et comptes rendus des rencontres (CA, comités);
- Optimise le système de classement et d’archivage;
- Coordonne la collecte des informations nécessaires à la production du rapport annuel;
- Optimise les outils de communication internes pour faciliter la collaboration entre les membres de l’équipe;
- Assure la gestion du membrariat et la mise à jour de la base de données (CRM Microsoft Dynamics);
- Assure le traitement et la comptabilisation des demandes d’accompagnement ainsi que la fonction de liaisons avec les ressources de l’équipe d’accompagnement;
- Réponds aux demandes d’information des membres;
- Assiste l’équipe sur le plan logistique lors de la tenue de rencontres et d’événements (réservations, préparation de salles, commandes traiteur);
- Assure la gestion des fournitures de bureau, des équipements informatiques, logiciels, etc.
Profil recherché
- Diplôme de niveau collégial ou universitaire en administration ou tout autre domaine connexe;
- Première expérience pertinente de minimum de 2 ans en administration;
- Bonne maitrise de la suite Office et de Microsoft 365 (Teams, To Do, Planer, Outlook) ;
- Excellente maitrise du français oral et écrit;
- Aptitudes en planification et gestion des priorités;
- Expérience en suivis budgétaires;
- Intérêt marqué pour la culture et pour la mission de CBSL;
- Une première expérience professionnelle dans le secteur culturel constituerait un atout;
- Une connaissance de WordPress est un atout.
Qualités requises
- Capacité à travailler en équipe;
- Sens des responsabilités et proactivité;
- Rigueur et minutie;
- Écoute et entregent;
- Discrétion et diplomatie;
- Sens de l’initiative;
- Grande autonomie;
- Force de proposition.
Conditions d’emploi
- Temps plein : 4 jours/semaine (28 heures);
- Horaire flexible, travail au bureau;
- Équipe et comité social dynamiques;
- Bureau en plein cœur du centre-ville de Rimouski avec terrasse possédant une vue sur le fleuve;
- Entrée en fonction : dès que possible;
- Salaire en fonction de l’échelle en vigueur (taux horaire entre 22,00 $ et 24,00 $);
- Avantages sociaux intéressants, dont des assurances collectives et un REER collectif vert.
Pour postuler
Envoyez votre CV accompagné d’une lettre de motivation (format PDF) à admin@culturebsl.ca, au plus tard le 29 avril 2024.
Veuillez noter que seul.e.s les candidat.e.s retenu.e.s seront contacté.e.s pour une entrevue.
Les entrevues devraient se tenir la semaine du 6 mai.
