La majorité des organismes culturels ont réalisé une planification stratégique un jour ou l’autre. Même si elle a la réputation de coûter cher et de finir trop souvent sur les tablettes, si elle est bien pensée et bien conçue, la planification stratégique peut être un outil de gestion très utile pour prévoir l’avenir, servir de cadre et de guide pour le développement de l’organisme et la mise en œuvre de ses activités.
La planification stratégique est dans la majorité des cas confiée à un consultant externe. Cette pratique a l’avantage de pouvoir compter sur une ressource neutre qui pose un regard externe sur l’organisme et qui possède l’expertise requise. Toutefois, si une planification stratégique a déjà été faite dans le passé et qu’il existe un canevas de base, l’exercice peut être fait à l’interne.
Les étapes de la planification stratégique
La planification stratégique comporte en général les éléments suivants :
Le plan d’action est la pièce maîtresse de la planification stratégique. Toutefois, pour le concevoir, les étapes précédentes sont nécessaires. Ces dernières peuvent être plus ou moins approfondies selon les besoins, les ressources et la taille de l’organisme.
En amont du plan d’action, la démarche comprendra également le fameux lac à l’épaule. Cette journée de réflexion avec les membres du CA et/ou de l’équipe est un moment privilégié pour rêver l’avenir de l’organisme. Ce sera également l’occasion de jeter les premières bases du plan d’action et d’en définir les orientations et les objectifs.
Susciter l’engagement
Pour que la planification stratégique soit la plus porteuse possible pour l’organisme, il est essentiel d’impliquer tant les membres du conseil d’administration que de l’équipe (ou au moins les directions, dans une grande équipe) dans le processus. Cette démarche est une belle opportunité de créer de l’engagement, de partager des idées et de donner la parole à toutes et à tous. Elle permet aussi de s’assurer que le CA et l’équipe adhèrent aux orientations, objectifs et actions qui seront élaborés lors de l’exercice de planification stratégique. Par la suite, il sera plus facile pour la direction générale d’aller chercher l’adhésion lorsque nécessaire.
Choisir le moment opportun
Avant d’amorcer une démarche de planification stratégique, la direction générale doit s’assurer que le moment est opportun et que le CA est prêt à s’investir dans l’exercice. La planification stratégique est chronophage et demande une énergie positive. Si le contexte n’est pas propice, par exemple si l’organisme vit un conflit de ressources humaines ou une situation financière difficile, il vaut mieux reporter la démarche.
Quels sont les coûts d’une planification stratégique?
Les coûts d’une planification stratégique sont très variables selon l’envergue de la démarche souhaitée et le taux horaire du consultant. Ils peuvent varier de 5 000 $ à 30 000 $, voire plus si la planification stratégique comprend une étude de marché ou un diagnostic des ressources humaines par exemple. Il est tout à fait possible de financer la majeure partie de ces coûts en allant chercher une subvention. La façon la plus courante est de déposer une demande à Services Québec. En général, Services Québec subventionne les planifications stratégiques à la hauteur de 50 à 80 % des coûts, à condition qu’il y ait une composante RH et qu’elle profite au maintien à l’emploi. Pour les organismes ayant accès à la SODEC, il est possible de faire financer jusqu’à 100 % des coûts. De plus, comme mentionné plus haut, il est aussi envisageable de la réaliser à l’interne à un coût presque nul.
Un outil de gestion essentiel
En conclusion, les coûts ne doivent pas être un frein. Si la direction ou le CA juge que l’organisme a besoin de réaliser une planification stratégique, il ne faut pas hésiter, même si cette démarche peut faire peur, surtout pour un organisme avec peu de ressources humaines et financières. En outre, il est à noter que la planification stratégique sera de plus en plus souvent considérée comme une saine pratique de gestion dans le pointage de l’évaluation dans les programmes de subventions au fonctionnement.
